En México, muchas personas físicas con negocios formales se preguntan si pueden contratar empleados sin necesidad de constituir una empresa. La respuesta es sí, y el Servicio de Administración Tributaria (SAT) lo confirma.
De acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes, las personas físicas que tributan en el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales pueden contratar trabajadores y ser consideradas patrones.
Pero esto no es para todos: existen condiciones muy claras y obligaciones que deben cumplirse. Acá te lo explico con detalle.
Puedo contratar empleados sin ser empresa: Esto dice el SAT
Primero definiré conceptos importantes para después explicar la idea global que me motivó a escribir este artículo.
¿Qué es una persona física ante el SAT?
La Secretaría de Economía define a una persona física es todo individuo que realiza alguna actividad económica y tiene derechos y obligaciones fiscales. Esto incluye a profesionistas independientes, vendedores, comerciantes, artistas, emprendedores, entre otros.
Por otro lado, una persona moral es una figura jurídica que representa a una empresa o sociedad, integrada por varias personas físicas.
La diferencia es que la persona física puede actuar a título propio, mientras que la persona moral necesita un acta constitutiva y una estructura formal.
¿Qué es el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales?
Este régimen fiscal permite que las personas físicas tributen por actividades como comercio, industria, autotransporte, servicios profesionales o enajenación de bienes. Se trata de uno de los regímenes más amplios del SAT, y no hay un tope máximo de ingresos para tributar bajo este esquema.
Ejemplos de actividades comunes dentro de este régimen incluyen:
- Restaurantes, cafeterías, fondas.
- Talleres mecánicos, refaccionarias, ferreterías.
- Tiendas de abarrotes, papelerías, farmacias.
- Empresas de construcción, minería, manufactura o textil.
- Servicios profesionales: arquitectos, abogados, diseñadores, contadores, entre otros.
¿Qué obligaciones tiene una persona física con empleados?
Cuando una persona física decide contratar personal, asume el rol de patrón. Esta decisión viene acompañada de responsabilidades fiscales claras ante el SAT. Aquí están las principales obligaciones vigentes:
1. Retención y pago del ISR
El patrón debe retener el Impuesto Sobre la Renta (ISR) correspondiente a cada trabajador y enterarlo al SAT de forma mensual, junto con su propia declaración de impuestos.
2. Subsidio para el empleo
Si el trabajador tiene derecho a subsidio al empleo, el patrón está obligado a entregarlo y reflejarlo correctamente en los comprobantes fiscales (CFDI).
3. Constancia anual de percepciones y retenciones
Cada año, y a más tardar en febrero, el patrón debe proporcionar a sus trabajadores una constancia con los ingresos y retenciones del año fiscal anterior.
4. Declaración informativa de sueldos y subsidios
El patrón debe presentar una declaración informativa con los pagos realizados por concepto de salarios y subsidios al empleo, detallando cada trabajador.
5. Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU)
Las personas físicas con empleados también están obligadas a repartir utilidades si obtienen ingresos netos. Este pago debe realizarse acompañado de un CFDI por concepto de PTU, y si excede los 15 días de salario mínimo vigente (aproximadamente 4,182 pesos en 2025), se retiene ISR.
Contabilidad y declaraciones para personas físicas con negocio
Además de cumplir con las obligaciones patronales, una persona física en este régimen debe:
- Emitir facturas electrónicas (CFDI) por sus ingresos y gastos.
- Llevar contabilidad electrónica.
- Presentar declaraciones mensuales de ISR e IVA.
También debe presentar declaración anual del ISR, a menos que tribute en el Régimen Simplificado de Confianza (Resico) y sus ingresos no superen los 3.5 millones de pesos.
¿Qué pasa si estoy en Resico como persona física y tengo empleados?
El Régimen Simplificado de Confianza (Resico) está diseñado para personas físicas con ingresos menores a 3.5 millones de pesos al año. Aunque tiene beneficios como una menor carga administrativa y pagos mensuales definitivos, no elimina las obligaciones como patrón.
Es decir, si tienes trabajadores, debes seguir cumpliendo con la retención de ISR, subsidios al empleo, constancias, declaración informativa y reparto de utilidades si aplica.
La gran diferencia es que en Resico no estás obligado a presentar declaración anual si tus ingresos no superan el tope permitido.
¿Qué actividades permiten contratar empleados como persona física?
Según el SAT, puedes tener empleados si realizas actividades como:
- Venta de productos (comercio al menudeo o mayoreo).
- Servicios profesionales con estructura (despachos de abogados, arquitectos, médicos, entre otros).
- Industrias como carpintería, herrería, construcción, minería, textil, entre otras.
- Educación (escuelas privadas, guarderías, talleres de arte).
Estas actividades están consideradas dentro del régimen 612, y por tanto, puedes registrar a tus trabajadores ante el IMSS, emitir CFDI de nómina y cumplir con todas las disposiciones fiscales vigentes.
¿Una persona física puede registrar empleados en el IMSS?
Sí. Como patrón, estás obligado a dar de alta a tus trabajadores en el IMSS, pagar sus cuotas y garantizar la seguridad social.
¿Puedo contratar empleados si tributo en Resico?
Sí. El SAT permite que personas físicas en Resico tengan empleados, siempre y cuando se cumplan los requisitos patronales.
¿Qué pasa si no entrego la constancia de retenciones a mis trabajadores?
Podrías ser sancionado por el SAT y enfrentar multas por incumplimiento fiscal.
¿Cuántos empleados puede tener una persona física?
No hay un límite específico. Lo importante es que se cumplan todas las obligaciones fiscales y laborales.
¿Debo repartir utilidades como persona física?
Sí, si tienes empleados y tu actividad está sujeta a este pago. La PTU debe entregarse en el plazo legal y reflejarse con CFDI.
Ser persona física no te limita a trabajar solo o como freelance. En México, puedes tener empleados, construir un equipo y escalar tu negocio sin necesidad de crear una persona moral. Eso sí, debes cumplir con las reglas del juego ante el SAT: pagar impuestos, emitir comprobantes, entregar constancias y respetar los derechos laborales. Si planeas contratar personal y tributas bajo el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales, asegúrate de estar al día en tus obligaciones y considera el apoyo de un contador certificado. Javier Ramírez es periodista financiero especializado en economía digital, inteligencia artificial, fintech e inversiones personales. Coordinador Editorial de DeDinero.
